Das zu beauftragende Unternehmen ist durch eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (nach §12 Abs. 1 Unterschwellenvergabeordnung - UVgO) zu ermitteln. Es sind mindestens 3 vergleichbare Angebote einzuholen. Bei der Angebotseinholung sind neben der Beschreibung des Auftragsgegenstandes die Zuschlagskriterien und deren Wichtung zu übergeben. Alle Bieter*innen müssen die Expertise für die nachgefragte Dienstleistung nachweisen können. Die Angebote müssen so detailliert aufgestellt werden, dass der Inhalt der einzelnen Arbeitsschritte erkennbar wird und jedem Arbeitspaket ein Zeitaufwand sowie die entsprechenden Kosten zugeordnet werden kann.
Die vorliegenden Angebote werden nach dem festgelegten, einheitlichen Kriterienkatalog bewertet. Auch wenn die projektspezifische Anpassung der Kriterien erfolgen kann, sollten auf jeden Fall die fachliche Qualifikation und der Preis berücksichtigt werden. Aus dieser Bewertung ergibt sich dann ein Ranking, nach dem die Auswahl des potenziellen Dienstleistungsunternehmens erfolgt. Die Auswahlentscheidung wird im Vergabevermerk dokumentiert, unterschrieben und mit den Antragsunterlagen eingereicht.
Auszuwählen ist prinzipiell das wirtschaftlichste Angebot, was nicht zwangsläufig das kostengünstigste sein muss.
Hier ein Beispiel eines möglichen Bewertungsschemas (die Kriterien, deren Anzahl und Wichtungen sind projektspezifisch anzupassen):
Kriterien |
Wichtung |
Bieter A |
Bieter B |
Bieter C |
Bieter D |
|
|
Punkte |
Wertung |
Punkte |
Wertung |
Punkte |
Wertung |
Punkte |
Wertung |
1. fachl. Qualifikation |
50% |
10 |
5,00 |
8 |
4,00 |
5 |
2,50 |
10 |
5,00 |
2. Preis |
25% |
5 |
1,25 |
10 |
2,50 |
2 |
0,50 |
8 |
2,00 |
3. zeitl. Verfügbarkeit |
15% |
3 |
0,45 |
7 |
1,05 |
10 |
1,50 |
5 |
0,75 |
4. Detaillierung Angebot |
10% |
8 |
0,80 |
4 |
0,40 |
5 |
0,50 |
8 |
0,80 |
Summe Wertung |
|
26 |
7,50 |
29 |
7,95 |
22 |
5,00 |
31 |
8,55 |
Ranking
|
|
|
3
|
|
2
|
|
4
|
|
1
|
Punktvergabe von 1 bis 10 aufsteigend
Ein entsprechendes Muster finden Sie hier.